01 — お約束
調査が終わったとき、
全体像が手元に残る
この調査を終えると、社内にどんな書類が流れているか、それぞれがどう処理されているか、そしてどこで手間がかかっているかが、文書として整理されます。
「自動化できるかどうかわからない」という段階でもかまいません。むしろそのような段階こそ、一度立ち止まって整理する価値があります。
書類の種類と量が一覧になる
どの書類がどの頻度で届き、誰が処理しているか。これが書き出されるだけで、見えてくるものがあります。
どこに手間がかかっているかが明確になる
受け取りから保管まで、各段階で何が起きているかを地図にします。手入力が集中している箇所が浮かび上がります。
次の判断がしやすくなる
自動化に向く書類と向かない書類が書き出されるので、何から着手するかを落ち着いて検討できます。
02 — 現状について
毎日の入力作業、
どこかで「しかたない」と思っていませんか
「いつかやろう」と思いながら後回しになっている
自動化できそうとは思っているけれど、何から始めればいいかわからず、気づけばまた今日も手で入力している。そういう状況は、珍しくありません。
どの書類が「使えるか」の見当がつかない
請求書も、発注書も、申込フォームも、種類はさまざまです。どれが自動読み取りに向くかは、実際に整理してみないとわかりません。
担当者が変わるたびに引き継ぎが大変
書類処理の手順が担当者の頭の中にしか入っていない。それ自体が、組織として抱えているリスクでもあります。
こういった状況は、いきなり自動化を入れても解決しません。まず、どんな書類がどう動いているかを整理することが、先決です。
03 — アプローチ
まず、現状を丁寧に記録する
Goaltimeter の書類フロー調査は、社内に流れる書類を一種類ずつ確認し、それぞれの処理の流れを記録することから始まります。担当者へのヒアリングとサンプル収集を組み合わせて、実態を丁寧に把握します。
書類サンプルの収集
実際に使われている書類のサンプルを集めます。送り主によるレイアウトの違いや、手書き部分と印刷部分の割合なども確認します。
担当者とのヒアリング
書類を実際に扱っている方に話を聞きます。どこで時間がかかっているか、どこでミスが起きやすいか、そういった現場の感覚を大切にします。
処理フローの図式化
書類の受け取りから保管まで、各段階を地図として描きます。どこで何人が関わり、どの工程に手間がかかっているかが一目でわかる形にまとめます。
自動化候補の書き出し
調査の結果を踏まえ、自動読み取りに向く書類と、人の確認が引き続き必要な書類を、理由とともに書き出します。
04 — 進め方
2〜3週間、落ち着いて進めます
急ぐ必要はありません。日常業務の邪魔をしないよう、ヒアリングの日程や資料の提出方法はご都合に合わせて調整します。
第1週
書類の種類と量を把握する
どんな書類がどこから届き、誰が受け取っているかを確認します。まず全体の輪郭をつかむことから始めます。
第2週
処理の流れをたどる
各書類がどう処理されているかを詳しく記録します。担当者への確認も、この週に集中して行います。
第3週（必要な場合）
まとめと確認
記録した内容を整理し、成果物の最終確認を行います。不明点があれば追加で確認します。
05 — ご費用
書類フロー調査
¥24,000
税別 / 調査一式
費用は調査全体に対する一括のお支払いです。書類の種類が多い場合や、拠点が複数ある場合は、事前にご相談ください。
この調査は、次のステップであるパイプライン構築への準備として機能します。調査なしに構築を始めると、後から修正が必要になることが多いため、最初の整理に時間を使うことには意味があります。
調査に含まれるもの
- 書類インベントリ（種類・頻度・発生元のまとめ）
- 受け取りから保管までの処理フロー図
- 自動化候補の書き出しと理由の説明（書面）
- 担当者ヒアリング（1〜2回）
- 調査結果の説明と質疑応答（オンライン可）
06 — 根拠と期待値
何が明確になり、
何は明確にならないか
この調査でわかることと、わからないことを、正直にお伝えします。
調査でわかること
- どの書類が自動読み取りの候補になるか
- 手入力が集中している工程はどこか
- 書類ごとのレイアウトのばらつき具合
- 次のステップ（パイプライン構築）で何が必要か
この調査だけではわからないこと
- 実際の読み取り精度（それはパイプライン構築で検証します）
- 自動化後の処理速度の正確な数字
- 特定のシステムとの連携の詳細
07 — 安心して依頼するために
調査の結果に納得できなければ、
遠慮なく伝えてください
調査が終わった時点で、成果物の内容についてご不明な点や追加確認が必要な事項があれば、お知らせください。報告書の内容を補足説明するための時間は、費用に含まれています。
「思っていたのと違う」という場合も、まず話していただければ対応を考えます。いきなり次のステップを勧めることはしません。
まず話を聞いてみるだけでもかまいません。どんな書類を、どのくらい扱っているかを教えていただければ、調査が有効かどうかの見通しをお伝えできます。
報告書の補足説明は費用内で対応
調査完了後の質疑応答は、別途費用をいただきません。
次のステップへの義務はない
調査を依頼したからといって、パイプライン構築へ進む必要はありません。調査結果だけを持ち帰って、社内で検討していただいてかまいません。
事前相談は無料
調査を正式に依頼する前に、まず現状をお聞きする時間を設けています。費用はかかりません。
08 — 始め方
手順はシンプルです
問い合わせフォームから連絡する
どんな書類を扱っているかを簡単に教えていただければ十分です。
事前相談（30分程度）
オンラインまたはお電話で、現状をお聞きします。調査の見通しをお伝えします。
調査の実施（2〜3週間）
サンプル収集とヒアリングを進め、処理フローを記録します。
報告書の受け取りと説明
書類インベントリ、フロー図、自動化候補のまとめをお渡しします。
09 — ご連絡
書類の現状、
一度整理してみませんか
「自動化できるかどうかまだわからない」という段階でも、話を聞かせていただけます。どんな書類を、どのくらい扱っているかを教えていただければ、そこから一緒に考えられます。
相談してみる返信は通常2〜3営業日以内にお送りします。
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